El certificado de defunción: cómo y dónde pedirlo

Es el documento que va a pedirse en casi todas las gestiones posteriores a un fallecimiento: el banco, la aseguradora, la Seguridad Social, la notaría, la compañía eléctrica. Conviene entenderlo una sola vez y bien, porque el trámite es sencillo y el principal riesgo no es equivocarse de formulario, sino pagar por algo que es gratis.

Lo esencial: el certificado de defunción lo expide el Registro Civil y es gratuito. No es el mismo documento que el certificado médico de defunción. Hay dos grandes tipos —literal y en extracto— y conviene pedir varias copias desde el principio. Si hay seguro de decesos, normalmente lo tramita la aseguradora dentro del servicio.

Qué es exactamente

El Ministerio de Justicia lo define como el documento expedido por el Registro Civil que da fe de la muerte de una persona y de la fecha y el lugar en que se ha producido.

Conviene separarlo con claridad de otro papel que aparece antes y que mucha gente confunde con este:

	Certificado médico de defunción	Certificado de defunción del Registro Civil
Quién lo expide	El médico que certifica el fallecimiento	El Registro Civil
Para qué sirve	Permite inscribir la defunción y obtener la licencia de enterramiento	Acredita oficialmente la muerte ante terceros
Cuándo aparece	En las primeras horas	Tras la inscripción de la defunción
Quién lo maneja	El personal sanitario y la funeraria	La familia, en todos los trámites posteriores

El orden es siempre el mismo: certificado médico → inscripción en el Registro Civil → certificado de defunción. Y la inscripción no se hace esperar: la Ley 20/2011, del Registro Civil dispone que, no existiendo obstáculo legal, se practicará el mismo día de la presentación de la documentación.

Es gratuito, y esto importa más de lo que parece

Las certificaciones del Registro Civil son gratuitas y no están sujetas a tasa alguna. El propio Ministerio de Justicia advierte de que no tiene relación con las páginas web que ofrecen a la ciudadanía la obtención de estas certificaciones a cambio de un pago, precisamente porque son gratuitas.

Merece la pena detenerse aquí. Existe un ecosistema de webs intermediarias que cobran entre diez y treinta euros por rellenar un formulario público en nombre de otra persona. Son legales —cobran por una gestión, no por el documento— pero funcionan porque aparecen antes que la sede oficial en los resultados de búsqueda y porque quien las encuentra está en un mal momento y no está para comparar. Si al final del proceso aparece una pasarela de pago, no se está en la sede del Ministerio de Justicia.

La misma lógica se aplica al certificado de últimas voluntades, que sí tiene una tasa oficial, pero de importe reducido: cualquier cifra muy por encima de esa tasa está pagando la intermediación, no el trámite.

Qué tipo pedir

El Registro Civil expide dos clases de certificaciones. Dentro de las positivas —las que acreditan que la defunción está inscrita— hay dos formatos:

El literal. Es una reproducción íntegra de la inscripción: todos los datos que constan en el asiento registral, incluidas las notas marginales. Es el más completo y el que se pide cuando el trámite exige el detalle completo del asiento.

El extracto. Es un resumen con los datos esenciales de la inscripción, y se expide en tres modalidades: ordinario, el habitual en España; internacional o plurilingüe, destinado a surtir efecto en los países firmantes del convenio correspondiente, que evita tener que traducirlo; y bilingüe, cuando el certificado se emite en una comunidad autónoma con lengua cooficial y va a usarse fuera de ella.

Y están las negativas, que acreditan que la defunción no consta inscrita en ese Registro Civil concreto. Se usan poco, pero son la respuesta cuando alguien busca una inscripción en el registro equivocado.

La regla práctica

Para la mayoría de gestiones —banco, aseguradoras, suministros, Seguridad Social— basta el extracto ordinario. El literal se pide cuando lo exige expresamente el trámite.

El caso más frecuente en el que hace falta el literal es la solicitud del certificado de actos de última voluntad: la sede electrónica del Ministerio de Justicia exige acompañar el certificado literal de defunción cuando el fallecimiento se produjo antes del 2 de abril de 2009 o cuando la defunción está inscrita en un Juzgado de Paz. En los demás casos, el Ministerio comprueba el dato por vía telemática y no hay que aportarlo.

Si hay dudas, pedir el literal no tiene coste ni penalización: sirve para todo aquello para lo que sirve el extracto.

Y si el trámite va a hacerse en el extranjero —una cuenta, un inmueble o una herencia fuera de España—, el que evita traducciones es el extracto internacional o plurilingüe.

Cómo se pide

Hay cuatro vías, y la elección depende sobre todo de si se tiene identificación electrónica.

1. Por internet con identificación electrónica. Con certificado digital o Cl@ve, desde la sede electrónica del Ministerio de Justicia. Es la vía más rápida: cuando el dato está disponible telemáticamente, la certificación puede emitirse en el momento.

2. Por internet sin identificación electrónica. También existe la solicitud sin Cl@ve, aportando los datos de la inscripción. En ese caso el sistema informa de si el certificado se recibirá por correo postal o de cómo proceder para obtenerlo.

3. Presencialmente, en el Registro Civil donde esté inscrita la defunción o en las Oficinas de Justicia en el municipio.

4. Por correo postal, dirigiendo la solicitud al Registro Civil competente.

Para cualquiera de ellas hacen falta los mismos datos: nombre y apellidos del fallecido, fecha del fallecimiento y localidad. El dato que más se atasca es la localidad, porque lo que determina el Registro Civil competente es dónde ocurrió el fallecimiento, no dónde vivía la persona ni dónde está enterrada. Alguien que residía en un pueblo pero falleció en el hospital de la capital está inscrito en el Registro Civil de la capital.

Casos que se salen de lo normal

Fallecimientos inscritos en Juzgados de Paz. Muchos municipios pequeños tienen la inscripción en el Juzgado de Paz y no siempre están integrados en el servicio telemático. La solicitud se hace entonces directamente ante ese juzgado.

Inscripciones antiguas. Las defunciones muy anteriores en el tiempo pueden no estar digitalizadas, lo que no impide obtener el certificado: obliga a solicitarlo al Registro Civil concreto, en lugar de por la vía electrónica general.

Fallecimientos en el extranjero de españoles. La inscripción corresponde al Registro Civil Central —a través del Consulado— y los tiempos son sensiblemente más largos. Es el caso que más conviene iniciar cuanto antes, porque bloquea todo lo demás.

Solicitudes repetidas. La sede electrónica establece un periodo de espera entre solicitudes de un mismo certificado, de modo que pedir cinco veces seguidas el mismo documento no acelera nada. Es un motivo más para pedir varias copias en la misma solicitud.

Cuántas copias pedir

No hay número obligatorio, pero la experiencia práctica es clara: las que parezcan muchas. Cada uno de estos interlocutores suele quedarse con la suya:

• El banco o los bancos donde hubiera cuentas
• Cada aseguradora con la que hubiera póliza — y conviene comprobar si había más de una de decesos sobre la misma persona, porque el servicio se presta una vez
• La Seguridad Social, para las prestaciones por muerte y supervivencia
• La notaría, para la sucesión
• Compañías de suministros y, en su caso, arrendador
• Cualquier organismo que reclame la baja de una prestación o una tarjeta

Como el documento es gratuito, el único coste de pedir de más es el papel. El coste de pedir de menos es repetir el trámite en mitad de una gestión que ya iba con prisa.

Si hay seguro de decesos

La mayoría de las pólizas de decesos incluyen entre sus coberturas accesorias la gestión de un número determinado de copias del certificado de defunción, y con frecuencia también la solicitud del certificado de últimas voluntades. Está dentro del servicio: no hay que pedirlo aparte ni pagarlo.

Es una de las prestaciones que más se aprovecha de las que van más allá del sepelio, y una de las que conviene comprobar en el condicionado. El repaso de qué incluye realmente cada bloque —y qué extras aportan poco— está en qué cubre exactamente un seguro de decesos.

Con o sin esa cobertura, el orden de las llamadas del primer día no cambia: primero se avisa a la aseguradora y después se contrata cualquier cosa.

Dónde encaja este trámite

El certificado de defunción es el segundo eslabón de una cadena, y por eso no tiene sentido pedirlo antes de tiempo: hasta que la defunción no está inscrita, no hay nada que certificar. La secuencia completa, con lo que va antes y lo que viene después, está en qué hacer cuando fallece un familiar, y los plazos que de verdad corren, en todos los plazos tras un fallecimiento.

Fuentes

• Ministerio de Justicia — Certificado de defunción
• Sede electrónica del Ministerio de Justicia — Certificado de actos de última voluntad
• Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil
• Cómo tratamos los datos y las fuentes en esta web: metodología