Certificado de últimas voluntades: el trámite que abre el testamento

Es el trámite que desbloquea toda la herencia, y también el que más gente intenta hacer antes de tiempo. Sin él no hay notaría, no hay reparto y no hay impuesto que liquidar; con él, la sucesión deja de ser una incógnita y pasa a ser un procedimiento.

Lo esencial: el certificado de actos de última voluntad dice si hubo testamento y ante qué notario, nada más. No puede pedirse hasta pasados quince días hábiles desde el fallecimiento. Se solicita con el modelo 790, código 006, con una tasa oficial de importe reducido, y en el mismo impreso se puede pedir el certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento —que, conviene saberlo, no recoge los seguros de decesos—.

Qué acredita exactamente

El Ministerio de Justicia lo define con precisión quirúrgica: el certificado de actos de última voluntad acredita si una persona ha otorgado testamento o testamentos y ante qué notario o notarios.

Eso es todo lo que dice, y conviene entender lo que no dice, porque es la confusión más común del trámite:

• No dice quién hereda. Eso está en el testamento, no en el certificado.
• No dice qué bienes había. El inventario es un trabajo posterior.
• No es el testamento. Es la pista para encontrarlo: con el nombre del notario en la mano, se le pide la copia autorizada del último testamento otorgado.

El Registro General de Actos de Última Voluntad no guarda testamentos: guarda la nota de que se otorgaron. El documento sigue en el protocolo del notario que lo autorizó.

Los quince días hábiles: el plazo que casi nadie espera

La sede electrónica del Ministerio de Justicia es explícita: la solicitud no podrá presentarse hasta transcurridos quince días hábiles desde la fecha del fallecimiento.

Hábiles, no naturales: no cuentan sábados, domingos ni festivos. En la práctica, entre tres y cuatro semanas de calendario según cómo caigan los puentes.

Es un plazo de espera, no una recomendación. Las solicitudes presentadas antes de tiempo no se tramitan, y volver a intentarlo cada dos días no acelera nada. Es, además, uno de los motivos por los que conviene desactivar la sensación de urgencia que domina las primeras semanas: por mucha prisa que tenga la familia, este trámite tiene su propio reloj y no se puede adelantar. En todos los plazos tras un fallecimiento lo clasificamos precisamente por eso, junto a los otros plazos de espera que existen.

El tiempo de respuesta, una vez presentada la solicitud, ronda los diez días hábiles. Y hay un detalle práctico que se escapa: una vez emitido, el certificado está disponible para descarga durante noventa días naturales. Pasados esos noventa días hay que volver a solicitarlo —y volver a pagar la tasa—, así que conviene descargarlo y guardarlo en cuanto avisen, aunque la notaría aún tarde en citar.

Cómo se pide

El impreso

La solicitud se hace con el modelo 790, código 006. Es un impreso único que sirve para tres certificados distintos del Ministerio de Justicia: antecedentes penales, actos de última voluntad y contratos de seguros de cobertura de fallecimiento. En el propio formulario se marca cuál se quiere —y se pueden marcar dos a la vez, que es justo lo que interesa hacer aquí—.

La tasa es de importe reducido y se abona en cualquier banco o caja que actúe como entidad colaboradora de la Agencia Tributaria, o por banca electrónica. Es la diferencia con el certificado de defunción, que es gratuito: aquí sí hay tasa, pero de unos pocos euros. Cualquier página que cobre diez, veinte o treinta euros por este trámite está cobrando por rellenar el formulario, no por el documento. El mismo aviso que el Ministerio hace para el certificado de defunción sirve aquí, con la diferencia de que el importe real no es cero, sino muy bajo. Lo desarrollamos en el certificado de defunción.

Las vías

Por internet con certificado digital o Cl@ve, desde la sede electrónica del Ministerio de Justicia. Es la vía más rápida y la que permite descargar el certificado directamente.

Presencialmente o por correo, presentando el modelo 790 con la tasa abonada en las oficinas de atención al ciudadano del Ministerio o en las Gerencias Territoriales de Justicia.

La documentación

Aquí está el detalle que provoca la mayoría de los rechazos. El certificado literal de defunción solo hay que aportarlo en dos supuestos:

• Cuando el fallecimiento se produjo antes del 2 de abril de 2009.
• Cuando la defunción está inscrita en un Juzgado de Paz.

En los demás casos, el Ministerio comprueba el dato de la defunción por vía telemática y no hay que adjuntar nada. Quien pide un literal "por si acaso" no comete ningún error —es gratuito—, pero quien presenta la solicitud sin él en uno de esos dos supuestos verá cómo se le devuelve.

El otro certificado del mismo impreso: seguros de fallecimiento

En el mismo modelo 790 se puede solicitar el certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento, que informa de si la persona fallecida figuraba como asegurada en algún contrato de seguro y con qué entidad. Pedir los dos a la vez ahorra un trámite entero y es lo que hace cualquier notaría.

Y aquí llega una precisión que en esta web consideramos obligatoria, porque su ausencia induce a error a muchísimas familias:

Ese registro no recoge los seguros de decesos.

La Ley 20/2005, que creó el Registro de Contratos de Seguro de cobertura de fallecimiento, delimita su ámbito en el artículo 4: seguros de vida con cobertura de fallecimiento y seguros de accidentes que cubran la muerte del asegurado. El seguro de decesos es un ramo propio, con su propia regulación en el artículo 106 bis de la Ley de Contrato de Seguro, y no aparece.

La consecuencia práctica es directa y contraintuitiva: un certificado de seguros en blanco no significa que no hubiera seguro de decesos. Significa exactamente lo que dice, que no consta un seguro de vida o de accidentes. Si la familia no sabe si había póliza de decesos, hay que buscarla por otras vías —el extracto bancario de los últimos doce meses es la mejor, porque muchas pólizas se pagan una vez al año—, y están explicadas en cómo avisar al seguro de decesos.

Dos datos más del mismo registro, útiles para no perder el viaje:

• El acceso solo es posible una vez fallecida la persona y transcurridos quince días desde la defunción, el mismo plazo que el de últimas voluntades.
• Los datos permanecen en el registro cinco años desde la certificación. Pasado ese tiempo, la consulta deja de devolver información.

Que un producto contratado por más de veinte millones de personas en España no tenga registro público donde localizarlo es una laguna real, señalada desde hace años por las organizaciones de consumidores. No es un tecnicismo: es la razón por la que algunas familias pagan un funeral que ya estaba pagado.

Qué hacer con el resultado

Si hay testamento

El certificado indica el notario y la fecha del último testamento otorgado. Con él —y con el certificado de defunción— se solicita a esa notaría la copia autorizada. Si el notario se jubiló o falleció, el protocolo pasa a otro compañero o al Archivo de Protocolos del colegio notarial correspondiente, que es quien expide la copia. No se pierde nunca.

Lo que vale es el último testamento otorgado: los anteriores quedan revocados salvo que el propio testamento diga lo contrario.

Si no hay testamento

No es una catástrofe ni una anomalía: una parte importante de las sucesiones en España se abren sin testamento. Lo que se hace entonces es una declaración de herederos ab intestato, que tramita el notario competente cuando los herederos son descendientes, ascendientes o cónyuge —el supuesto habitual—, con dos testigos que acrediten el parentesco.

El resultado es un acta notarial que cumple la misma función que el testamento: identificar quién hereda. A partir de ahí, el camino es idéntico. Es el punto donde empieza el trabajo de verdad.

Dónde encaja este trámite

El orden es rígido porque cada eslabón necesita el anterior:

1. Certificado de defunción — cuando la defunción está inscrita.
2. Espera de quince días hábiles.
3. Certificado de últimas voluntades (+ el de seguros, en el mismo impreso).
4. Copia autorizada del testamento o declaración de herederos.
5. Inventario, aceptación y reparto, con el impuesto de sucesiones corriendo desde el primer día.

Ese quinto punto es el que tiene reloj: el impuesto de sucesiones se cuenta desde la fecha del fallecimiento, no desde que se obtiene el certificado. Los quince días de espera y las semanas de notaría se comen una parte del plazo sin que nadie haga nada mal. Por eso conviene presentar la solicitud el primer día hábil en que sea posible, aunque el resto no corra prisa.

La secuencia completa, con lo que va antes de todo esto, está en qué hacer cuando fallece un familiar.

Si hay seguro de decesos

Muchas pólizas incluyen entre sus coberturas accesorias la gestoría de trámites, y la solicitud del certificado de últimas voluntades suele estar dentro. No es una cobertura menor: ahorra el impreso, la tasa y el seguimiento, y quien lo tramita lo hace todas las semanas.

Conviene comprobar en el condicionado hasta dónde llega esa gestoría, porque el alcance varía mucho entre compañías: algunas se quedan en los certificados y otras acompañan hasta la notaría. Qué incluye de verdad cada bloque del servicio está en qué cubre exactamente un seguro de decesos.

Fuentes

• Ministerio de Justicia — Certificado de actos de última voluntad
• Ministerio de Justicia — Formulario 790
• Ley 20/2005, de 14 de noviembre, sobre la creación del Registro de Contratos de Seguros de cobertura de fallecimiento — artículos 4 y 6
• Ley 50/1980, de 8 de octubre, de Contrato de Seguro — artículo 106 bis
• Cómo tratamos los datos y las fuentes en esta web: metodología